Fra 157 leverandører til ét strategisk partnerskab

En blanding af økonomiske udfordringer, mangel på overblik og gennemsigtighed samt et ønske om bedre forløb for borgerne, fik Rudersdal Kommune til at gå nye veje.

Det var mange faktorer, der gjorde, at Rudersdal Kommune valgte et partnerskab med en enkelt aktør på beskæftigelsesområdet.

Beskæftigelseschef Malene Toscani og udbudskonsulent Camilla Månsson, deler her ud af deres overvejelser bag skiftet fra den klassiske BUM-model til et strategisk partnerskab på beskæftigelsesområdet med blot én leverandør.

Vi starter med at skrue tiden tilbage til 2017.

Flere udfordringer skulle løses

Tilbage i 2017 købte Beskæftigelsesområdet i Rudersdal Kommune ydelser hos 157 forskellige aktører indenfor kategorien mentorstøtte og vejledning og opkvalificerende tilbud til ledige borgere. (Leverandører af hjælpemidler og personlig assistance er ikke omfattet af denne opgørelse.) Der var ingen strategi for håndteringen af indkøb, og den enkelte sagsbehandler eller jobkonsulent bestilte selv forløb hos forskellige aktører. Derudover stod kommunen med en økonomisk udfordring på grund af den nye refusionsreform.

”Vi havde pludselig færre penge at købe ydelser for. Vi havde ikke tidligere haft et særligt fokus på stordriftsfordele, da alt hidtil havde ligget hos den enkelte jobkonsulent. Samtidig stod vi indimellem med en fornemmelse af, at vi ikke altid havde de samme interesser som de aktører, vi købte ydelser hos. Alt dette skulle løses,” fortæller Malene Toscani, beskæftigelseschef i Rudersdal Kommune.

”Vi ville gerne løse op for den incitamentskontrast, der naturligt er imellem myndighed og leverandør i et køber-sælger forhold. Vi ville gerne sidde på samme side af bordet og have samme formål for øje; nemlig at hjælpe borgeren bedst og hurtigst muligt ud på arbejdsmarkedet.”

Med 157 aktører på beskæftigelsesområdet var det svært for kommunen at have overblik over, hvad de egentlig fik for pengene, og det var nærmest umuligt at have et tæt samarbejde med de mange samarbejdspartnere.

”Vi havde en lav føling med vores aktører, og vi havde en oplevelse af manglende overblik og gennemsigtighed i de ydelser, vi købte,” forklarer Malene Toscani.

Indkøb skulle optimeres

Indkøbsafdelingen i Rudersdal Kommune var begyndt at interessere sig for kategoristyring.

Blandt andet hvordan de kunne kategorisere køb på tværs af organisationen, og dermed sikre storkundefordele (både i forhold til økonomi og kvalitet) samt sørge for at organisationen havde de rigtige samarbejder med de rigtige leverandører på markedet. Der var ikke kun fokus på selve indkøbet, men på hele forbrugscyklussen.

”Qua den nye refusionsreform på beskæftigelsesområdet, var vi nødt til at kigge på muligheder for at optimere forbrugsbilledet på beskæftigelsesområdet. Det var sådan det store kategori-optimerings-projekt, som i daglig tale kaldes ”KOP”, begyndte,” fortæller Camilla Månsson.

Et kategori-optimerings-projekt (KOP) er et redskab i kategoristyring, som skaber et samlet overblik over forbrugsadfærd, -styring og markedet på den pågældende kategori, der bliver zoomet ind i. Derudover bidrager KOP med at danne grundlag for den fremadrettede forbrugsadfærd og -styring hos køberne.

Indkøbsafdeling rykkede til jobcenteret

For at gennemføre KOP’en var det nødvendigt, at Camilla Månsson kom tæt på og forstod beskæftigelsesområdet. Derfor skiftede hun skrivebordspladsen i indkøbsafdelingen ud med en plads på jobcentret.

”For os var det vigtigt, at indkøbsafdelingen forstod vores komplekse ydelser. Her handlede det ikke om at vælge billige blå kuglepenne i stedet for dyre røde. For at kunne optimere indkøb på beskæftigelsesområdet skulle indkøbsafdelingen forstå vores område. Vi ville gerne lægge vores penge der, hvor vi fik effekt. Med refusionsreformen fik vi et yderligere incitament til at gøre netop dét,” fortæller Malene Toscani, beskæftigelseschef.

Camilla Månsson fik til opgave at forstå kompleksiteten i indkøbet af tjenesteydelser på beskæftigelsesområdet. Hvordan blev der købt ydelser? Hvilke arbejdsprocesser og dermed udgifter lå der i alle arbejdsprocesserne omkring indkøb? Hvilke udfordringer var der? Hvad kunne gøres bedre og smartere? Udover en masse data, var det vigtigt, at hun fik viden fra medarbejdere og ledelse.

”Jeg skulle skabe tillid og vinde fortrolighed hos både jobkonsulenter, administrative medarbejdere og ledelse. Det er meget normalt, at mine kolleger rundt om i kommunen associerer indkøbsafdelingen med besparelser i form af kvalitetsforringende ydelser. Min opgave var til dels at få jobkonsulenter og administrative medarbejdere i tale og få dem til at samarbejde med mig om, hvordan det her kunne tænkes anderledes, så det var i alles interesse,” fortæller Camilla Månsson.

Lang proces forud for partnerskabet

Camilla Månsson udarbejdede en analyse over forbrugsbilledet på beskæftigelsesområdet indenfor kategorierne ”mentorordning” og ”kurser og uddannelse til ledige borgere”. Fokuspunkter i analysen var; leverandørmarkedet, modtagerne af ydelsen (borgerne), ydelsernes indhold og pris, den daværende forbrugs- og aftalestyring samt ressortmyndigheder (ex. ministerier, styrelser, tilsyn mv.) og interesseorganisationer (ex. Dansk Handicapforbund, fagforeninger, KL mv.) Derudover indeholdt analysen også et indblik i arbejdsprocesserne omkring forbrugscyklussen. Lige fra borgeren bliver ledig, bestilling af ydelsen til betaling af fakturaen.

”Da jeg sammen med ledelsen på Beskæftigelsesområdet kiggede på forbrugsbilledet i jobcenteret, stod det ret klart, at der var en række punkter, som vi med fordel kunne optimere. Det handlede om en lang leverandørhale, manglende kontrol og overblik over købte ydelser og en række uhensigtsmæssige og ”dumme” arbejdsgange bundet op omkring forbrugscyklussen,” fortæller Camilla Månsson.

Resultatet af de nye øjne og mellemregninger pegede i én retning. Beskæftigelsesområdet i Rudersdal Kommune skulle søge et strategisk partnerskab med én leverandør. Af alle de scenarier, der blev drøftet, var det den løsning, som omfavnede alle problematikkerne.

Borgeren i fælles fokus

”Vi ville skabe et set-up med et fælles formål for både os og leverandøren. En løsning, hvor vi kom væk fra forskellige interesser i forhold til økonomi. Vi ønskede også at komme væk fra, at bruge tid på at kontrollere om leverandører leverede det, vi ønskede. Vi ville bruge tiden på at skabe enighed om, hvad der var brug for. Borgeren skulle have det bedste og hurtigste forløb fra A til B,” fortæller Malene Toscani.

”Når vi kiggede på alle udfordringer, var ét enkelt strategisk partnerskab egentlig ikke det svære valg, men selvfølgelig var der en masse tanker, udfordringer og bekymringer, som vi skulle tage stilling til og komme igennem.

Vi skulle pludselig forholde os til at få et jobcenter, uden fokus på forbrugsstyrring, til at gå fra 157 leverandører til én leverandør. Der krævede helt nye arbejdsgange og -processer,” fortæller Camilla Månsson.

To bekymringer – én løsning

Selvom der ikke var tvivl, var det ikke uden bekymringer, at Beskæftigelsesområdet i Rudersdal kommune bevægede sig mod én samarbejdspartner. Der var især to ting, der gav anledning til bekymring.

”Vi var bekymrede for at lægge alle æg i en kurv. At satse så stort på én samarbejdspartner var et stort skridt. Hvad hvis det ikke gik?” fortæller Malene Toscani.

Bekymringen blev delvist overvundet ved at skrue et godt udbud sammen, hvor der virkelig var tænkt over og taget højde for, hvad Beskæftigelsesområdet i Rudersdal kommune ønskede. Forarbejdet var stort.

”Først havde vi en åben dialog med markedet (flere leverandører) og under udbudsprocessen havde vi en dialog med udvalgte leverandører. Dialogen med markedet var vigtig for os, for at opnå tryghed og tillid til, at modellen faktisk kunne flyve. Det gik op for os, at der også var meget på spil for leverandørerne. Det her handlede om at hoppe i en båd sammen og få den til at sejle uden at nogen havde erfaring med det fra tidligere. I bund og grund handlede meget af beslutningen om mod og tillid. At turde vende alting på hovedet, tænke nyt, pille alt fra hinanden og starte forfra med helt nye tilgange, arbejdsgange og processer,” fortæller Camilla Månsson.

Så selv om hele processen startede med en række forskellige problemstillinger, som skulle løses, uden de vidste hvordan, så endte processen alligevel med én klar konklusion.

“Som processen skred frem, blev det tydeligt, at uanset hvordan vi vendte og drejede problemstillingerne, var den bedste løsning ét enkelt strategisk partnerskab på beskæftigelsesområdet,” fortæller Camilla Månsson.

Partnerskabet gik i luften den 1. november 2019, og er baseret på en fireårig aftale.